Ein Problem ist definiert als die Differenz zwischen einem "Ist-" und einem "Soll-Zustand". Eine Person ist mit einem Problem konfrontiert, wenn sie einen erwünschten Zustand erreichen möchte und nicht sofort weiss, welche Abfolge von Aktivitäten sie ausführen kann, um diesen gewünschten Zustand zu erreichen (Newell et al. 1972).
Die natürliche Art und Weise ein Problem zu lösen ist die sogenannte Versuch-Irrtum-Methode (engl. try and error method). Im Vergleich zu anderen Lebenwesen verfügt das menschliche Gehirn jedoch über die Fähigkeit, den Prozess des Versuchs und Irrtums gedanklich vorweg zu nehmen, bevor er eine Entscheidung treffen muss (Ulrich et al. 1988). D. h., der Mensch besitzt die Fähigkeit, die Folgen seines Handels abzuschätzen.
Alle systematischen Problemlösungsmethoden beruhen darauf, dass sie den Vorgang des Problemlösens gedanklichin logisch aufeinander aufbauende Phasen oder Schrittfolgen unterteilen (Ulrich et al. 1988), bevor mit der tatsächlichen Beseitigung des Problems begonnen wird.
Bei einer systematischen Vorgehensweise handelt es sich nicht um einen starren, linearen Ablauf, sondern um eine Art "Orientierungshilfe", die helfen soll, die verschiedenen Aspekte einer Problemlösung abzudecken. Bei komplexen Problemsituationen können und werden einzelne Phasen mehrfach durchlaufen (iterativer Prozess), da Erkenntnisse einer späteren Phase zu einer Korrektur vorhergehender Phasen führen können. Die Ergebnisse einer Phase sind daher immer vorläufig, bis der Prozess des Problemlösens endgültig abgeschlossen ist (Ulrich et al. 1988).